Cara Mengarsipkan Email di Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Semakin sering Anda menggunakan kotak surat Microsoft Outlook, semakin besar kotak surat Anda. Jika Anda memikirkannya, ini sangat mirip dengan bagaimana kertas cenderung menumpuk di meja Anda. Tetapi apa yang dapat Anda lakukan jika tumpukan menjadi begitu besar sehingga perlu ditangani? Nah, dalam kehidupan nyata, Anda bisa meluangkan waktu untuk menyortir setiap dokumen dan menyimpan kertas-kertas yang penting sambil membuang yang kurang penting. Untungnya, Anda dapat membuat ulang proses yang sama di Outlook.

Tanpa pengecualian, setiap versi Outlook mendukung Pengarsipan. Terlebih lagi, Anda memiliki banyak pilihan untuk mengarsipkan item Anda di Outlook. Cara yang paling mudah dilakukan adalah menggunakan Arsip Otomatis untuk menangani pesan, janji, dan tugas yang lebih lama. Cara lain untuk melakukannya adalah dengan menggunakan pengarsipan manual untuk memindahkan pesan ke folder tertentu. Namun cara tercepat adalah menggunakan file Arsip tombol yang terletak di Mengajukan Tidak bisa.

Perlu diingat bahwa Outlook menyimpan folder default untuk tujuan pengarsipan yang tidak dapat dihapus. Mengarsipkan email akan membantu Anda menjaga toko tetap bersih, sehingga lebih mudah untuk mencari email yang lebih lama sambil menjaga kotak masuk Anda tetap rapi.

Di bawah ini Anda memiliki serangkaian panduan yang akan memandu Anda melalui pengarsipan item di Outlook dengan segala cara yang memungkinkan. Mari kita mulai!

Metode 1: Mengarsipkan pesan secara manual dengan satu tindakan

Metode ini adalah cara tercepat untuk memindahkan satu atau lebih pesan ke folder Arsip. File yang diarsipkan ini akan tetap dapat diakses melalui kotak pencarian atau dengan menavigasi secara manual ke Arsip map. Item yang diarsipkan juga dapat dilihat di perangkat seluler dengan mengunjungi Arsip map. Berikut panduan cepat tentang mengarsipkan item secara manual di Outlook 2016:

1. Buka Outlook dan pilih satu atau beberapa pesan di file Kotak masuk atau folder lainnya.
2. Klik Arsip ikon di dalam Menghapus kelompok. Ikon arsip hanya terlihat di dalam pita di Outlook 2016.
   catatan: Anda juga bisa menekan Tombol spasi mundur untuk mencapai hasil yang sama.
3. Anda harus dapat menemukan pesan Anda di dalam arsip map.
   catatan: Folder Arsip secara otomatis dibuat meskipun Anda belum pernah menggunakannya sebelumnya. Jika Anda tidak dapat melihat folder Arsip, buka File> Akun Office> Opsi Pembaruan dan klik Memperbarui sekarang .

Metode 2: Menggunakan Fitur Arsip otomatis

Outlook memiliki fitur otomatis yang mampu mengarsipkan item yang disebut Arsip Otomatis. Fitur ini dapat diprogram untuk mengarsipkan item secara berkala. Semua versi Outlook memiliki dukungan untuk pengarsipan. Perbedaannya adalah, Arsip otomatis dimatikan secara default di Outlook 2010 dan yang lebih baru.

Setelah Arsip Otomatis diaktifkan, pengguna dapat menyetel properti untuk setiap folder yang ingin mereka arsipkan. Ingatlah bahwa saat Anda mengarsipkan email, itu akan dipindahkan ke file PST lain dan tidak akan tersedia lagi di file PST utama. Berikut panduan cepat tentang mengaktifkan dan menggunakan Arsip Otomatis:

Cara Mengaktifkan dan Mengkonfigurasi Arsip Otomatis

1. Berbalik Arsip Otomatis aktif, navigasi ke File> Opsi . Setelah Anda berada di dalam Outlook Pengaturan , klik Maju tab untuk memunculkannya, lalu klik Pengaturan Arsip Otomatis .
   catatan: Di Outlook 2007 dan yang lebih lama, Anda dapat menemukan file Arsip Otomatis pengaturan di Alat> Opsi> Lainnya .
2. Jika semuanya berwarna abu-abu, Anda perlu mencentang kotak di sebelah Jalankan Arsip Otomatis untuk mengaktifkan Arsip Otomatis.
   
3. Sekarang saatnya untuk mengonfigurasi bagaimana AutoArchive akan berperilaku. Mulailah dengan memilih seberapa sering Anda ingin Arsip Otomatis dijalankan. Standarnya adalah 14 hari, tetapi jika Anda ingin menjaganya tetap bersih, setel di antara 2 dan 6.
   
4. Jika Anda ingin diberitahu sebelum Arsip Otomatis dimulai, centang kotak di sebelah Konfirmasi sebelum Pengarsipan Otomatis dijalankan . Sebaiknya aktifkan opsi ini karena pengarsipan otomatis berpotensi mengganggu pekerjaan Anda.
   
5. Untuk menghindari mengisi arsip Anda dengan email yang tidak perlu, ada baiknya untuk pergi Hapus email kadaluarsa yang dicentang . Jika Anda menonaktifkan Arsipkan atau Hapus item lama, hanya pesan kedaluwarsa yang akan dihapus sepenuhnya.
   
6. Jika Anda ingin folder arsip Anda terlihat di dalam Outlook, Anda harus mengaktifkan Tampilkan folder arsip dalam daftar folder.
   
7. Sekarang atur pengaturan folder default untuk pengarsipan.
8. Selanjutnya, aktifkan sakelar di sebelah Pindahkan item lama ke dan klik Jelajahi untuk menyetel jalur ke mana Anda ingin item Anda diarsipkan. Memukul Baik untuk mengonfirmasi pengaturan Anda.
   

Setelah Anda mengaktifkan dan mengkonfigurasi Arsip otomatis, itu akan secara otomatis melakukan tugasnya pada waktunya. Anda dapat mengonfirmasi bahwa ini berfungsi dengan memeriksa apakah Arsip folder sedang diisi.

Mengonfigurasi properti Arsip otomatis untuk folder individual

Setelah Anda selesai mengkonfigurasi fitur Arsip otomatis, Anda dapat menambahkan lapisan kontrol ekstra dengan mengatur properti tertentu untuk setiap folder Anda. Ini adalah praktik umum untuk folder seperti Item yang Dihapus atau Spam untuk menggunakan properti Arsip otomatis yang berbeda dari folder email utama Anda.
catatan: Jika Anda tidak menyetel setelan Arsip Otomatis individu untuk sebuah folder, ini akan secara otomatis menggunakan setelan Arsip Otomatis global yang dikonfigurasi di atas.

Berikut panduan cepat tentang menyetel setiap properti Arsip otomatis ke folder:

1. Klik kanan pada folder yang ingin Anda perlakukan secara istimewa dan klik Properti.
   
2. Klik Arsip Otomatis tab untuk memajukannya. Di sini Anda memiliki pilihan pengaturan yang hanya akan diterapkan ke folder ini.
   
3. Anda dapat menonaktifkan Arsip Otomatis untuk folder ini dengan mengklik Jangan arsipkan item di folder ini .
   
4. Untuk mengganti pengaturan Arsip otomatis global, klik Arsipkan folder ini menggunakan pengaturan ini dan lakukan modifikasi Anda di bawah. Klik Menerapkan untuk mengonfirmasi pengaturan Anda.
   catatan: Perlu diingat bahwa setelan ini tidak akan berlaku untuk subfolder mana pun dari folder tertentu ini. Anda perlu memodifikasi masing-masing.

Metode 3: Mengarsipkan email secara manual menggunakan Alat Pembersih

Jika Anda bukan penggemar berat otomatisasi, ada solusi jalan tengah yang memungkinkan Anda mengarsipkan secara massal dengan lebih banyak kontrol. Dengan metode ini, Anda dapat mengarsipkan seluruh folder beserta subfoldernya. Jika Anda tidak ingin menunggu Pengarsipan Otomatis dimulai, Anda dapat melakukannya sendiri dan memilih tempat untuk menyimpannya. Inilah yang perlu Anda lakukan:

1. Klik Mengajukan tab, lalu pergi ke Info dan luaskan menu tarik-turun dari Alat Pembersih. Pilih Arsip dari menu tarik-turun.
   
2. Pilih Arsipkan folder ini dan semua subfolder dan klik pada folder yang ingin Anda arsipkan.
   
3. Jika Anda ingin seluruh data Outlook Anda diarsipkan, klik alamat email Anda di bagian atas daftar.
   
4. Gunakan menu drop-down di sebelah Arsipkan item yang lebih lama dari untuk memilih tanggal terakhir item yang akan diarsipkan. Semua item yang lebih lama dari tanggal yang Anda setel di menu ini akan diarsipkan.
   
5. Anda dapat mengarsipkan item yang sebelumnya dikecualikan dari pengarsipan otomatis dengan mencentang kotak di sebelah Sertakan item dengan Arsip Otomatis .
   
6. Menggunakan Jelajahi untuk mengatur jalur ke mana Anda ingin arsip PST Anda disimpan. Klik Baik untuk memulai proses.
   

Anda akan segera melihat bahwa beberapa email akan dipindahkan dari folder default Anda ke file pst yang diarsipkan.
catatan: File yang diarsipkan harus dapat diakses di Outlook sebagai folder. Jika karena alasan tertentu tidak berhasil Mengajukan dan klik Buka & Ekspor . Kemudian, klik Buka file Data Outlook , navigasikan ke lokasi arsip Anda dan tekan baik .